Cách Cố Định F4 Trong Excel Chuẩn Dân Văn Phòng 2026

Bạn thường xuyên gặp lỗi dữ liệu bị lệch khi sao chép công thức tính toán? Hãy cùng Điện máy Pico tìm hiểu ngay cách cố định F4 trong Excel chuẩn xác nhất, giúp bạn thao tác nhanh chóng, tạo tham chiếu tuyệt đối và nâng cao hiệu suất làm việc văn phòng.

 

I. Tại sao cần cố định ô (phím F4) trong Excel?

 

Khi sao chép công thức, Excel mặc định sẽ thay đổi địa chỉ ô tương ứng với vị trí mới (tham chiếu tương đối). 

Tham chiếu tuyệt đối là kỹ thuật "khóa" cố định địa chỉ của một ô (gồm cả cột và dòng) bằng phím F4.

Khi đó, ô được chọn sẽ xuất hiện ký tự $ (Ví dụ: $A$1). Dù bạn copy hay kéo công thức đến bất kỳ đâu, Excel vẫn sẽ chỉ lấy dữ liệu từ chính xác ô đã được khóa.

Ngoài ra, việc quên sử dụng F4 khi tính toán các giá trị cố định (như thuế suất, đơn giá, tỷ giá...) sẽ gây ra nhiều hệ quả:

• Công thức bị sai lệch: Khi copy sang ô khác, các vùng tham chiếu bị trượt đi, dẫn đến kết quả tính toán sai hoàn toàn hoặc báo lỗi (#VALUE!, #DIV/0!).
• Tốn thời gian sửa lỗi: Bạn không thể tận dụng tính năng tự động điền (AutoFill) mà phải sửa thủ công từng dòng, làm giảm năng suất làm việc.
• Dữ liệu thiếu nhất quán: File Excel chứa lỗi tham chiếu rất khó để làm việc nhóm. Người khác khi nhận file sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm tra, lọc dữ liệu hoặc phát triển báo cáo, gây ảnh hưởng đến hiệu quả chung.

 

 

II. Cố định ô F4 trong Excel dùng vào trường hợp nào?

 

Xử lý file dữ liệu lớn không chỉ cần Laptop RAM 16GB hay màn hình rộng 27-32 inch tại Pico để bao quát bảng tính, mà còn cần sự chính xác tuyệt đối. Để tránh sai sót dây chuyền khi chạy công thức cho hàng nghìn dòng, bạn bắt buộc phải dùng F4 trong các trường hợp sau:

 

2.1. Tính toán với một hằng số cố định

 

Đây là trường hợp phổ biến nhất khi bạn quản lý bán hàng hoặc kế toán. Khi bạn có một giá trị không đổi (như mức giảm giá chung, thuế VAT, tỷ giá ngoại tệ...) và muốn áp dụng nó cho hàng loạt sản phẩm khác nhau.

Ví dụ thực tế: Giả sử Điện máy Pico đang chạy chương trình "Đại tiệc Tủ lạnh" với 2 mã Voucher: 5% và 10%. Bạn cần tính số tiền được giảm cho danh sách các mẫu Tủ lạnh Inverter, áp dụng mức Voucher 10% đồng loạt.

Cách thực hiện và lỗi thường gặp:

• Bước 1: Tại ô tính số tiền giảm cho chiếc tủ lạnh đầu tiên, bạn lấy Giá gốc nhân với ô chứa mức giảm 10% (Ô E2).
• Bước 2: Bấm phím F4 ngay sau khi chọn ô E2. Công thức sẽ chuyển thành $E$2. Công thức đúng: =Giá Gốc * $E$2
• Bước 3: Kéo công thức xuống cho toàn bộ danh sách.

 

 

Khi thực hiện đúng theo các bước, ta có kết quả như hình ảnh

 

2.2. Sao chép công thức trong ô mà không đổi tham chiếu

 

Đây là kỹ thuật giúp bạn nhân bản công thức từ một dòng cho hàng nghìn dòng dữ liệu bên dưới chỉ trong "một nốt nhạc" mà vẫn giữ đúng logic tính toán.

Theo cơ chế mặc định, khi bạn sử dụng tính năng kéo thả (AutoFill) hoặc Copy-Paste công thức sang các ô khác, Excel sẽ tự động tịnh tiến địa chỉ ô (Ví dụ: từ A1 thành A2, B1 thành B2...). 

Điều này rất tiện lợi cho dữ liệu hàng ngang, nhưng lại là "thảm họa" nếu bạn muốn tất cả các dòng đều phải nhìn về một ô giá trị duy nhất.

Bạn có một bảng danh sách các phụ kiện máy tính tại Pico. Bạn muốn tính giá sau khi áp dụng Chiết khấu đại lý nằm cố định tại ô C1.

• Nếu không dùng F4: Khi bạn copy công thức từ hàng 1 xuống hàng 2, Excel sẽ tự động đổi tham chiếu từ C1 thành C2. Nhưng ô C2 lại là ô trống hoặc chứa dữ liệu khác -> Kết quả Sai.
• Khi dùng F4 (Cố định $C$1): Bạn "ra lệnh" cho Excel rằng: "Dù tôi có copy công thức này đi đâu, hãy luôn luôn lấy giá trị giảm giá ở đúng ô C1, không được thay đổi".

 

2.3. Tra cứu dữ liệu trong một bảng

 

Đây là ứng dụng quan trọng nhất và tần suất lỗi xảy ra cũng cao nhất nếu bạn bỏ qua phím F4. Khi sử dụng các hàm tìm kiếm dữ liệu như VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP hoặc bộ đôi INDEX & MATCH, nguyên tắc "bất di bất dịch" là vùng bảng tham chiếu phải được cố định tuyệt đối.

Ví dụ minh họa:

• Bạn có một cột Mã SKU cần tra cứu tại cột A.
• Bạn có một "Bảng danh mục sản phẩm chuẩn" nằm ở vùng G2 đến H6 (trong thực tế có thể lên tới hàng nghìn dòng).
• Nhiệm vụ: Điền tự động Tên sản phẩm vào cột B bằng hàm VLOOKUP.

 

 

Cách nhập công thức tại ô B2:

• Bước 1: Nhập =VLOOKUP(A2, (Chọn giá trị cần tìm là ô A2).
• Bước 2: Quét chọn vùng dữ liệu tham chiếu từ G2 đến H6.
• Bước 3 (QUAN TRỌNG NHẤT): Nhấn phím F4 ngay lập tức.
• Công thức sẽ chuyển từ G2:H6 thành $G$2:$H$6.
• Lúc này, vùng tìm kiếm đã được "đóng khung" cố định.
• Bước 4: Hoàn thiện nốt công thức: , 2, 0).
• Bước 5: Nhấn Enter và kéo công thức (AutoFill) xuống các ô B3, B4, B5...

 

 

Khi thực hiện theo các bước trên, bạn sẽ được kết quả như hình vẽ

 

2.4. Tính tổng hợp hoặc thống kê có điều kiện

 

Khi sử dụng các hàm thống kê có điều kiện như SUMIF (tính tổng), COUNTIF (đếm), hay AVERAGEIF (tính trung bình), vùng dữ liệu chứa điều kiện (Range) và vùng dữ liệu cần tính toán (Sum_range) bắt buộc phải được cố định.

Nguyên tắc: Bạn đang thống kê dữ liệu từ một "kho dữ liệu chung" (Database). Dù bạn tính toán cho đối tượng nào (Nhân viên A, B hay C), thì cái "kho" đó vẫn phải đứng yên tại chỗ, không được xê dịch.

Ví dụ: Bạn là quản lý tại Pico, cần tổng hợp Doanh số cá nhân từ bảng "Nhật ký bán hàng hàng ngày" (Vùng B2:C10). Bảng thống kê tổng nằm ở bên cạnh (Cột E và F).

 

 

Cách nhập công thức tại ô E2 (Tính tổng cho nhân viên Hùng):

• Bước 1: Nhập hàm =SUMIF(.
• Bước 2 (Range - Vùng chứa tên): Quét cột tên nhân viên trong bảng log (B2:B6). Nhấn F4 ngay -> Thành $B$2:$B$6.
• Bước 3 (Criteria - Điều kiện): Chọn tên nhân viên cần tính (Ô D2 - là "Hùng"). Lưu ý: Không nhấn F4 ở đây, vì khi kéo xuống dòng dưới, ta cần nó tự nhảy sang tên "Lan", "Tuấn".
• Bước 4 (Sum_range - Vùng cần cộng): Quét cột doanh số (C2:C6). Nhấn F4 ngay -> Thành $C$2:$C$6.

Bạn có công thức hoàn chỉnh =SUMIF($B$2:$B$10, D2, $C$2:$C$10)

Khi thực hiện xong, bạn sẽ thu được kết quả như hình bên dưới:

 

 

III. Hướng dẫn chi tiết cách cố định f4 trong Excel

 

Để bạn đọc hiểu hơn về cách cố định F4 trong Excel, Pico sẽ lấy một ví dụ và thực hiện từng bước.

Tháng này, chi nhánh Pico Nguyễn Trãi được giao chỉ tiêu tổng (Target) là 10 tỷ đồng (nằm tại ô D1). 

Bạn cần tính xem từng nhóm hàng (Tivi, Tủ lạnh, Gia dụng...) đã đóng góp bao nhiêu % vào con số 10 tỷ đó.

 

 

Bước 1 - Khởi tạo: Tại ô C3, bạn nhập dấu bằng =, click vào ô Doanh thu thực đạt của Tivi (B3) rồi nhập dấu chia /.

 

 

Bước 2 - Chọn ô cố định: Click chuột chọn ô Mục tiêu tháng (D1).

 

 

Bước 3 - Nhấn F4 (Bắt buộc): Nhấn phím F4 (hoặc Fn + F4) ngay lập tức.

 

 

Bước 4 - Enter: Nhấn Enter.

 

 

Bước 5 - Sao chép: Kéo công thức từ C3 xuống C4, C5, C6.

​​​​​​​

 

IV. Tổng hợp các lỗi khi cố định ô f4 trong Excel

 

Hy vọng hướng dẫn về cách cố định F4 trong Excel mà Điện máy Pico vừa chia sẻ sẽ giúp bạn xử lý bảng tính chuyên nghiệp hơn. Chúc bạn áp dụng thành công và đừng quên ghé thăm Pico để cập nhật thêm nhiều thủ thuật tin học cùng các ưu đãi laptop hấp dẫn!