Cách Tách Tên Trong Excel Nhanh, Đơn Giản Dễ Ứng Dụng 2026
Nếu đang mất hàng giờ để xử lý dữ liệu họ và tên thủ công? Hãy cùng Điện máy Pico khám phá ngay 3 cách tách tên trong Excel cực nhanh và chuẩn xác. Những thủ thuật này sẽ giúp bạn "làm chủ" bảng tính và tối ưu hóa hiệu suất công việc văn phòng tức thì.
I. Cách tách tên trong Excel nhanh, không sử dụng công thức
Nếu bạn ngại việc phải nhớ các hàm xử lý chuỗi phức tạp như LEFT, RIGHT hay MID, thì tính năng Flash Fill chính là "cứu cánh" tuyệt vời nhất.
Phần này dành cho người cần xử lý nhanh, không muốn nhớ hàm, cần tập trung vào sự nhanh gọn lẹ, không cần động não :v
Nói qua về Flash Fill trong excel, chức năng này tự động nhận diện và điền các mẫu dữ liệu lặp lại
Ví dụ: Với danh sách khách hàng theo hình ảnh dưới đây. Yêu cầu tách họ, tên đệm và tên.
Bước 1: Tách Tên trước (Cột E)
- Tại ô E2 (Dòng của Nguyễn Thị Minh Châu), bạn gõ thủ công: Châu
- Nhấn Enter để xuống dòng E3.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + E.
Bước 2: Tách Họ (Cột C)
- Tại ô C2, bạn gõ thủ công: Nguyễn Thị
- Nhấn Enter.
- Nhấn Ctrl + E.
Bước 3: Tách Tên Đệm (Cột D - Phần giữa)
- Tại ô D2, bạn gõ chính xác phần ở giữa: Minh
- Nhấn Enter.
- Nhấn Ctrl + E.
Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp danh sách của bạn có lẫn lộn cả tên 3 chữ (VD: Phạm Văn A) và tên 4 chữ, đôi khi Flash Fill sẽ bị lúng túng ở dòng thứ 2. Lúc đó, bạn chỉ cần gõ mẫu thêm cho dòng thứ 2 để Excel học lại quy luật, sau đó nhấn Ctrl + E là xong.
II. Cách tách hàng loạt tên trong excel bằng Text to Columns
Đây là tính năng "cắt" văn bản chuyên dụng nằm trong thẻ Data. Nguyên lý hoạt động của nó rất đơn giản: Nó sẽ quét dữ liệu và cắt chuỗi ký tự thành các cột riêng biệt dựa trên một Dấu ngăn cách (Delimiter) do bạn quy định.
Đối với dữ liệu Họ và Tên, dấu ngăn cách chính là Khoảng trắng (Space). Chúng ta sẽ ra lệnh cho Excel: "Cứ thấy chỗ nào có dấu cách, hãy cắt nó ra sang một ô mới".
Với ví dụ phía trên, ta thực hiện như sau:
1. Tách "Tên" trước (Cột E)
Vì tên người Việt có độ dài ngắn khác nhau (3 chữ, 4 chữ), chúng ta không thể dùng hàm RIGHT cắt số ký tự cố định được. Ta phải dùng mẹo: "Tìm khoảng trắng cuối cùng và cắt toàn bộ chữ sau nó".
- Tại ô E2, nhập công thức: =RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND("*",SUBSTITUTE(B2," ","*",LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2," ","")))))
Giải thích: Công thức này đếm số lượng dấu cách, thay dấu cách cuối cùng bằng dấu sao *, sau đó tìm vị trí dấu sao để cắt chữ "Châu" ra.
Kết quả: Nhận được "Châu".
- Tách "Họ" (Cột C): Tại ô C2, nhập công thức: =LEFT(B2, FIND(" ", B2) - 1)
Giải thích: Tìm vị trí dấu cách đầu tiên, sau đó lấy toàn bộ ký tự bên trái nó.
Kết quả: Nhận được "Nguyễn".
- Tách "Tên đệm" (Cột D)
Tại ô D2, nhập công thức: =TRIM(MID(B2, LEN(C2)+1, LEN(B2)-LEN(C2)-LEN(E2)))
Giải thích: Hàm MID sẽ trích xuất đoạn văn bản ở giữa. Hàm TRIM bọc ngoài cùng để loại bỏ các dấu cách thừa ở hai đầu (nếu có), giúp dữ liệu sạch đẹp.
Kết quả: Nhận được "Thị Minh".
- Kéo thả
Sau khi nhập xong 3 công thức trên cho dòng số 2, bạn chỉ cần bôi đen C2, D2, E2 và click đúp chuột (hoặc kéo xuống) là toàn bộ danh sách phía dưới sẽ được tách chuẩn xác 100%.
III. Sử dụng nhiều hàm excel để tách tên trong Excel
Hai cách trên tuy thao tác nhanh nhưng tạo ra dữ liệu "chết", không tự cập nhật khi bạn sửa tên gốc.
Để khắc phục triệt để, việc kết hợp các hàm FIND, LEN, RIGHT/LEFT và SUBSTITUTE là giải pháp chuyên nghiệp nhất, giúp kết quả tự động thay đổi chuẩn xác ngay khi bạn điều chỉnh dữ liệu đầu vào.
Công thức =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("*",SUBSTITUTE(A2," ","*",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Tuy nhiên, vì công thức tách tên là sự kết hợp lồng ghép của nhiều hàm, nên trước khi đi vào thực hành, Điện máy Pico sẽ giải thích nhanh ý nghĩa của từng "mảnh ghép" để bạn dễ hiểu bản chất:
- Hàm FIND: Dùng để tìm vị trí của một ký tự cụ thể (Ở đây ta dùng để tìm vị trí của dấu cách).
- Hàm LEN: Dùng để đếm tổng số ký tự (độ dài) của chuỗi văn bản.
- Hàm RIGHT / LEFT: Dùng để cắt lấy các ký tự từ phía bên Phải hoặc bên Trái của chuỗi.
- Hàm SUBSTITUTE: Dùng để thay thế một ký tự cũ bằng ký tự mới (Rất quan trọng để đánh dấu khoảng trắng cuối cùng trong tên).
Khi bạn sử dụng công thức mảng hoặc kết hợp nhiều hàm lồng nhau để xử lý hàng chục nghìn dòng dữ liệu, máy tính văn phòng cơ bản rất dễ bị "tràn Ram" dẫn đến treo máy.
Góc chuyên gia: Với dân làm Data, việc đợi máy tính "xoay vòng tròn" khi chạy công thức là điều tối kỵ. Để xử lý mượt mà các file Excel nặng và hiển thị trọn vẹn các dải công thức dài trên thanh Formula Bar, bạn cần một cấu hình mạnh mẽ.
Hãy cân nhắc nâng cấp lên các dòng Laptop Workstation (RAM tối thiểu 16GB) hoặc trang bị thêm màn hình rời 27-32 inch sắc nét đang có giá cực tốt tại Điện máy Pico. Màn hình lớn không chỉ giúp bạn bao quát toàn bộ bảng tính mà còn giúp mắt đỡ mỏi khi phải dò lỗi hàm FIND hay SUBSTITUTE đấy!
Để giúp bạn hiểu hơn về công thức này, ta sẽ sử dụng ví dụ phía trên để triển khai:
1. Tách HỌ (Cột C) - Ứng dụng hàm FIND cơ bản
Đây là bước dễ nhất. Logic là: "Cắt lấy các ký tự bên trái cho đến khi gặp dấu cách đầu tiên".
Công thức tại C2: =LEFT(B2, FIND(" ", B2) - 1)
Giải thích:
- FIND(" ", B2): Hàm này đi tìm vị trí của dấu cách đầu tiên (trong tên "Nguyễn Thị...", dấu cách nằm ở vị trí thứ 7).
- -1: Trừ đi 1 đơn vị để không lấy chính cái dấu cách đó.
- LEFT(...): Cắt 6 ký tự đầu tiên.
Kết quả: Nguyễn
2. Tách TÊN (Cột E)
Vì hàm FIND chỉ tìm được từ trái sang phải, nên để tìm "dấu cách cuối cùng" (trước chữ Châu), ta cần kết hợp thêm hàm SUBSTITUTE.
Công thức tại E2: =RIGHT(B2, LEN(B2) - FIND("*", SUBSTITUTE(B2, " ", "*", LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2, " ", "")))))
Giải thích logic: Công thức này nghe có vẻ dài dòng (đó là lý do bạn cần màn hình rộng tại Pico để soi kỹ!), nhưng bản chất là nó thay thế dấu cách cuối cùng bằng một ký tự đặc biệt *, sau đó dùng hàm FIND để tìm vị trí dấu * đó và cắt chữ phía sau.
Kết quả: Châu
3. Tách TÊN ĐỆM (Cột D) - Phần còn lại
Sau khi đã có Họ và Tên, phần Tên đệm chính là khúc giữa.
Công thức tại D2: =MID(B2, LEN(C2) + 2, LEN(B2) - LEN(C2) - LEN(E2) - 1)
(Hoặc dùng hàm ngắn hơn: =TRIM(SUBSTITUTE(B2, C2&" "&E2, "")))
Giải thích:
- MID: Cắt chuỗi ở giữa.
- Vị trí bắt đầu: Độ dài của Họ (LEN(C2)) cộng thêm 2 (để bỏ qua dấu cách).
Kết quả: Thị Minh
V. Các chú ý khi tách tên trong Excel
Trong thực tế, khi bạn tải danh sách từ các phần mềm quản lý hoặc copy từ web về, dữ liệu thường ở dạng "Thô".
Lỗi phổ biến nhất là dư thừa khoảng trắng (thừa dấu cách ở đầu, ở cuối hoặc 2-3 dấu cách giữa các từ).
Chỉ cần dư 1 dấu cách "vô hình" ở cuối tên, hàm LEN sẽ đếm thừa ký tự, dẫn đến hàm RIGHT hay FIND cắt chuỗi bị sai lệch hoàn toàn.
Giải pháp "Làm sạch" dữ liệu: Trước khi thực hiện tách tên, bạn bắt buộc phải dùng hàm TRIM để loại bỏ mọi ký tự thừa.
- Công thức: =TRIM(Text)
- Tác dụng: Xóa toàn bộ khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi, đồng thời gộp các khoảng trắng thừa ở giữa các từ lại thành 1 dấu cách duy nhất.
Ví dụ áp dụng: Thay vì dùng trực tiếp ô A2 (chứa tên lỗi), bạn hãy lồng hàm TRIM vào công thức:
- Công thức gốc: =LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1)
- Công thức đã xử lý sạch: =LEFT(TRIM(A2), FIND(" ", TRIM(A2)) - 1)
Việc thêm bước "làm sạch" này sẽ đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho báo cáo của bạn, tránh những lỗi sai ngớ ngẩn không đáng có.
Hy vọng những chia sẻ về cách tách tên trong Excel từ Điện máy Pico sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu chuẩn xác và chuyên nghiệp hơn. Chúc bạn áp dụng thành công và đừng quên ghé thăm hệ thống Pico để nâng cấp laptop, màn hình máy tính với mức giá cực tốt nhé!
