Cách Kéo Số Thứ Tự Trong Excel Chuẩn Dân Văn Phòng 2026

Đừng tốn thời gian nhập thủ công từng con số? Hãy cùng Điện máy Pico bỏ túi ngay cách kéo số thứ tự trong Excel tự động cực nhanh và chính xác. Thủ thuật này sẽ giúp bạn xử lý bảng tính chuyên nghiệp hơn, tối ưu hiệu suất làm việc trên mọi dòng laptop văn phòng.

 

I. Cách đánh số thứ tự trong excel bằng chuột (dành cho danh sách ngắn)

 

Đây là cách kéo số thứ tự trong Excel đơn giản và trực quan nhất, phù hợp khi bạn cần đánh số cho các danh sách ngắn (khoảng vài chục dòng) như list quà tặng, danh sách ca làm việc hay top sản phẩm bán chạy.

 

1. Kéo thả chuột từ hai ô mẫu (Fill Handle)

 

Cách này giúp Excel "học" được quy luật tăng dần của dãy số (1, 2, 3...) và tự động điền tiếp.

 

Các bước thực hiện:

• Nhập số 1 vào ô đầu tiên và số 2 vào ô kế tiếp.
• Bôi đen (chọn) cả hai ô vừa nhập.
• Di chuột xuống góc phải bên dưới của vùng chọn (xuất hiện dấu cộng màu đen +).
• Nhấn giữ chuột trái và kéo xuống đến vị trí mong muốn.

Ví dụ: Trong danh sách các sản phẩm đang giảm giá trong chương trình, cần tạo thêm số thứ tự để tiếp tục thực hiện danh sách.

 

 

Chọn vào ô số thứ từ A5 đến A7, sau khi kéo thả, bạn sẽ được kết quả như sau:

 

 

 

2. Sử dụng phím Ctrl kết hợp kéo chuột

 

Cách này nhanh hơn một chút vì bạn chỉ cần nhập số đầu tiên, nhưng cần thao tác phím phối hợp chính xác.

Các bước thực hiện:

1. Nhập số 1 vào ô đầu tiên.
2. Di chuột xuống góc phải bên dưới ô đó (xuất hiện dấu cộng màu đen).
3. Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím (con trỏ chuột sẽ xuất hiện thêm một dấu cộng nhỏ phía trên).
4. Giữ nguyên phím Ctrl và kéo chuột trái xuống dưới.

Ví dụ: Trong danh sách các sản phẩm đang giảm giá trong chương trình, cần tạo thêm số thứ tự để tiếp tục thực hiện danh sách. (Như hình ảnh bên dưới)

 

 

Sau khi thực hiện theo hướng dẫn, bạn sẽ thu được kết quả như sau:

 

 

 

II. Cách kéo số thứ tự trong excel bằng Fill Series (không cần kéo chuột)

 

Với các file Excel "nặng đô" chứa hàng chục nghìn dòng dữ liệu, máy tính cấu hình thấp rất dễ gặp tình trạng "Not Responding" (treo máy). 

Để xử lý mượt mà và bao quát được các bảng tính rộng lớn, các chuyên gia xử lý số liệu thường trang bị Laptop Workstation (RAM tối thiểu 16GB) kết hợp cùng màn hình rời 27-32 inch.

Nếu bạn thấy chiếc máy hiện tại đang làm chậm tiến độ công việc, hãy ghé ngay Điện máy Pico để trải nghiệm các dòng Workstation bền bỉ hoặc nâng cấp màn hình lớn giúp làm dịu mắt và tăng tốc độ xử lý nhé!

Sau khi đã có "súng ống" mượt mà, hãy áp dụng tính năng Fill Series để đánh số 20 dòng chỉ trong 3 giây theo các bước sau:

Ví dụ thực tế: Bạn là quản lý kho, cần tạo cột số thứ tự cho danh sách kiểm kê 20 mã sản phẩm nhập kho trong tháng.

Hướng dẫn:

Bước 1: Tạo điểm bắt đầu

Tại ô đầu tiên cần đánh số (Ví dụ: ô A2), bạn nhập số 1. Sau đó click chọn lại ô A2 đó.

 

 

Bước 2: Mở hộp thoại Series 

Trên thanh công cụ (Ribbon), bạn thao tác:

• Vào thẻ Home -> Tìm nhóm Editing (góc phải).
• Chọn biểu tượng Fill (hình mũi tên trỏ xuống).
• Chọn Series…

 

 

 

Bước 3: Thiết lập thông số

Hộp thoại hiện ra, bạn thiết lập như sau để Excel chạy tự động:

• Series in: Chọn Columns (Đánh số dọc).
• Type: Chọn Linear (Tăng dần đều).
• Step value (Bước nhảy): Nhập 1.
• Stop value (Giá trị cuối): Nhập 20 (Hoặc con số giới hạn bạn muốn).

 

 

Bước 4: Hoàn tất Nhấn OK. 

Ngay lập tức, cột STT sẽ được điền đầy đủ từ 1 đến 10.000 chính xác tuyệt đối.

 

 

 

III. Cách đánh số thứ tự trong excel bằng hàm

 

3.1. Công thức đơn giản

 

Công thức này rất đơn giản, ai cũng có thể thực hiện:

Bước 1: Tại ô A2: Bạn nhập 1 

 

 

Bước 2: Tại ô A3, bạn nhập “= A2 + 1”

 

 

Bước 3: Sau khi kéo thả (theo nhu cầu) bạn sẽ thu được kết quả:

 

 

 

3.2. Sử dụng hàm ROW()

 

Đây là cách đơn giản nhất để tạo ra một cột số thứ tự "động". Khi bạn xóa một dòng bất kỳ ở giữa, các số thứ tự phía sau sẽ tự động tính toán lại để lấp đầy khoảng trống, đảm bảo tính liên tục cho báo cáo.

Cơ chế hoạt động: 

Hàm ROW() có chức năng trả về con số tương ứng với vị trí dòng mà ô đó đang đứng.

• Ví dụ: Bạn nhập =ROW() tại dòng 5, kết quả trả về là 5.
• Ví dụ: Bạn nhập =ROW() tại dòng 1, kết quả trả về là 1.

Ví dụ thực tế tại Pico: Bạn đang lập "Danh sách khách hàng đăng ký sử dụng bảo dưỡng". Bảng tính có dòng tiêu đề ở hàng 1, dữ liệu bắt đầu từ hàng 2. Nếu nhập =ROW() ngay tại ô A3 (hàng 3), kết quả sẽ là 3. Tuy nhiên, bạn muốn số thứ tự ở đây phải là 1. Vì vậy, ta cần dùng phép trừ để bù trừ.

 

 

Bước 1: Xác định ô bắt đầu đánh số. Giả sử danh sách của bạn bắt đầu từ ô A3 (do hàng 1 và 2 là tiêu đề).

Bước 2: Nhập công thức. Tại ô A3, bạn nhập: =ROW()-2 (Giải thích: Vì đang ở dòng 3, muốn kết quả về 1 thì lấy 3 trừ đi 2).

 

 

Bước 3: Sao chép công thức. Đưa chuột vào góc phải dưới ô A3 và click đúp (hoặc kéo xuống) để áp dụng cho toàn bộ danh sách khách hàng.

 

 

Bước 4: Kiểm tra kết quả. Thử xóa dòng của khách hàng số 3. Bạn sẽ thấy khách hàng số 4 cũ tự động nhảy lên thành số 3. Danh sách luôn liền mạch 1, 2, 3…

 

 

3.3. Sử dụng hàm Sequence 

 

Đây là cách đánh số thứ tự "công nghệ cao" nhất hiện nay, sử dụng các hàm mảng động (Dynamic Array). 

Bạn chỉ cần gõ công thức tại 1 ô duy nhất, kết quả sẽ tự động "tràn" (spill) ra các ô phía dưới mà không cần thao tác kéo thả hay copy.

Cơ chế hoạt động: Hàm giúp tạo ra một dãy số tuần tự ngay lập tức dựa trên số lượng hàng bạn yêu cầu.

Công thức cơ bản: =SEQUENCE(Số_lượng_hàng_cần_đánh_số)

Ví dụ: Giả sử bạn cần tạo nhanh cột STT cho danh sách 6 khách hàng may mắn nhận Voucher tại Pico.

 

 

Bước 1: Chọn ô đầu tiên của cột STT (Ví dụ: A3).

 

 

Bước 2: Nhập công thức: =SEQUENCE(6). Sau đó nhấn Enter

 

 

 

 

IV. Mẹo hay: Tự động cập nhật thứ tự khi lọc (filter) hoặc xóa hàng

 

Các cách đánh số thông thường (kéo chuột hoặc dùng Fill Series) có một nhược điểm chí mạng: Số thứ tự là số tĩnh. 

Khi bạn lọc dữ liệu (ví dụ: chỉ hiện các sản phẩm "Tủ lạnh") hoặc xóa bớt một dòng hàng lỗi, số thứ tự sẽ bị đứt quãng lộn xộn (1, 5, 8...) hoặc giữ nguyên số cũ không đổi.

Để số thứ tự luôn liên tục (1, 2, 3...) bất kể bạn ẩn, hiện hay xóa dòng nào, hàm SUBTOTAL là giải pháp tối ưu nhất cho các báo cáo quản trị tại Pico.

Ví dụ thực tế:

Quay lại với danh sách 6 khách hàng may mắn nhận Voucher tại Pico.

• Cột A: Số thứ tự (Bắt đầu từ ô A3).
• Cột B: Tên khách hàng (Dữ liệu nằm từ ô B2 trở xuống).

Công thức và cách thực hiện:

Bước 1: Nhập hàm tại ô đầu tiên 

Tại ô A3, bạn nhập công thức sau: =SUBTOTAL(103, $B$3:B3)

 

 

Giải thích:

• B3: Đây là "điểm neo" mới. Bạn phải khóa cố định ô đầu tiên của vùng dữ liệu là B3 (thay vì B2 như trước) để Excel bắt đầu đếm từ dòng này.
• B3: Là ô tham chiếu tương đối tại dòng hiện tại.

Bước 2: Nhấn enter

 

 

Bước 3: Kéo công thức từ A3 xuống các dòng dưới (A4, A5...).

​​​​​​​

 

Hy vọng những hướng dẫn về cách kéo số thứ tự trong Excel mà Điện máy Pico vừa chia sẻ sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Chúc bạn áp dụng thành công và đừng quên ghé hệ thống Pico để săn ngay các deal laptop văn phòng, màn hình máy tính với mức giá cực tốt nhé!