Cách Xóa Dòng Trống Trong Excel Nhanh, Không Lệch Dữ Liệu 2026

Đừng vội dùng lệnh Delete bừa bãi nếu không muốn xóa nhầm những hàng vẫn còn giá trị sử dụng. Hãy cùng Điện máy Pico đi từ cơ bản đến nâng cao với cách xóa dòng trống trong Excel chuẩn xác nhất, giúp bạn "dọn rác" bảng tính tự động mà vẫn đảm bảo cấu trúc dữ liệu an toàn tuyệt đối 100%.

 

I. Những lưu ý "sống còn" trước khi xóa dòng trống trong Excel

 

Thao tác xóa dữ liệu hàng loạt luôn tiềm ẩn rủi ro cao đối với tính toàn vẹn của bảng tính. Để tránh các sai sót không thể khắc phục, người xử lý dữ liệu cần tuân thủ nghiêm ngặt 3 nguyên tắc bảo mật sau:

• Sao lưu dự phòng (Backup): Đây là quy trình bắt buộc. Trước khi thực hiện bất kỳ lệnh xóa nào trên tập dữ liệu lớn (Big Data), hãy luôn tạo một bản sao (Duplicate Sheet) hoặc lưu file dự phòng. Điều này đảm bảo bạn luôn có khả năng khôi phục lại trạng thái ban đầu nếu xảy ra sự cố.
• Kiểm soát các ô rỗng "giả": Hãy cẩn trọng với các ô nhìn có vẻ trống nhưng thực chất đang chứa công thức trả về giá trị rỗng (Ví dụ: ="" hoặc hàm IF). Việc xóa các ô này có thể làm gãy chuỗi liên kết tính toán của toàn bộ báo cáo.
• Rà soát dữ liệu ẩn (Hidden/Filtered Rows): Nếu bảng tính đang ở chế độ Lọc (Filter) hoặc có các dòng bị ẩn thủ công (Hide), thao tác xóa diện rộng có thể tác động nhầm lên cả những vùng dữ liệu không hiển thị này. Hãy đảm bảo lệnh Unhide và Clear Filter đã được thực thi trước khi bắt đầu.

 

 

II. Cách xóa dòng trống trong Excel nhanh nhất với Go To Special

 

Đây là giải pháp tối ưu dành cho các bảng dữ liệu rời rạc, giúp loại bỏ hàng nghìn dòng trống xen kẽ chỉ trong vài giây mà không cần thao tác thủ công.

Ví dụ thực tế: Bạn có một bảng báo giá nhanh gồm 5 mã sản phẩm chủ lực (iPhone, Samsung) tại Điện máy Pico. Tuy nhiên, do copy từ tin nhắn Zalo hoặc web về Excel, dữ liệu bị lỗi định dạng khiến các dòng sản phẩm bị ngăn cách bởi các dòng trắng vô nghĩa.

 

 

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Khoanh vùng dữ liệu mục tiêu

Quét chọn (bôi đen) toàn bộ phạm vi bảng dữ liệu cần làm sạch (Trong ví dụ này là từ ô A2 đến B9). (Lưu ý: Chỉ chọn vùng chứa dữ liệu, tránh chọn toàn bộ cột của cả Sheet).

Bước 2: Kích hoạt bộ lọc Go To Special Tại thẻ Home, tìm đến nhóm công cụ Editing (góc phải màn hình):

Chọn Find & Select > Chọn tính năng Go To Special…

 

 

Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc Trong hộp thoại hiện ra, tích chọn vào mục Blanks (Ô trống) > Nhấn OK.

Cơ chế: Excel sẽ ngay lập tức "nhặt" ra và bôi đen 3 dòng trống (Dòng 3, 5, 8), bỏ qua các dòng có chữ.

 

 

 

Bước 4: Thực thi lệnh xóa dòng Vẫn tại thẻ Home, trong nhóm công cụ Cells:

Chọn Delete > Chọn Delete Sheet Rows.

 

 

 

Kết quả: 3 dòng trống bị xóa bỏ hoàn toàn. Danh sách 5 mã sản phẩm sẽ dồn lại liền mạch, bảng tính trở nên gọn gàng và chuẩn xác.

Lưu ý chuyên môn: Phương pháp này sẽ xóa toàn bộ dòng nếu bất kỳ ô nào trong dòng đó được chọn là Blanks. Nếu dữ liệu của bạn có tính chất "khuyết thiếu một phần" (Ví dụ: Có tên 'Xiaomi 14' nhưng thiếu giá tiền), hãy cân nhắc sử dụng phương pháp Lọc (Filter) ở phần tiếp theo để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

 

III. Cách xóa dòng trống trong Excel an toàn nhất bằng tính năng Filter

 

Nếu cách dùng Go To Special ở phần II giống như "nhắm mắt xóa bừa", thì dùng Filter chính là cách làm của một người cẩn thận. 

Bạn sẽ lọc ra các dòng trống, kiểm tra lại một lần nữa xem chúng có thực sự vô dụng hay không, rồi mới tiến hành xóa.

Khi áp dụng cách này với những file Excel "khổng lồ" (vài chục nghìn dòng), thao tác bật Filter và xóa hàng loạt rất dễ khiến máy tính văn phòng cấu hình yếu bị treo hoặc xoay vòng tròn.

Để xử lý mượt mà và bao quát được toàn bộ bảng tính rộng lớn, một chiếc Laptop Workstation (RAM từ 16GB trở lên) kết hợp cùng màn hình rời 27-32 inch là trợ thủ đắc lực không thể thiếu. 

Nếu bộ gear hiện tại đang kìm hãm năng suất của bạn, hãy ghé ngay Điện máy Pico để nâng cấp với mức giá ưu đãi dành riêng cho dân văn phòng nhé!

Với ví dụ phía trên:

 

 

Bước 1: Tạo bộ lọc (Create Filter)

Bôi đen hàng tiêu đề của bảng (Ô A1:B1: Tên sản phẩm, Giá niêm yết). Vào thẻ Data trên thanh công cụ > Chọn biểu tượng cái phễu Filter. Hiện tượng: Bên cạnh tiêu đề sẽ xuất hiện các dấu mũi tên tam giác nhỏ.

 

 

Bước 2: Lọc lấy các dòng trống (Blanks)

Nhấn vào mũi tên tại cột "Tên sản phẩm". Trong bảng menu hiện ra: Bỏ tích chọn Select All (Chọn tất cả). Kéo xuống dưới cùng và tích chọn vào ô (Blanks). Nhấn OK.

 

 

Bước 3: Kiểm tra và Xóa (Quan trọng)

Lúc này, màn hình chỉ còn hiển thị duy nhất 3 dòng trống (Dòng 3, 5, 8). Đây là lúc bạn liếc mắt kiểm tra xem có dòng nào "lạc loài" (ví dụ dòng bị mất tên nhưng vẫn còn giá tiền) hay không.

Sau khi chắc chắn an toàn, bạn bôi đen các dòng số 3, 5, 8 (ở cột số thứ tự bên trái cùng). Nhấn chuột phải > Chọn Delete Row.

 

 

Bước 4: Trả lại dữ liệu gốc

Vào lại thẻ Data > Nhấn vào biểu tượng Filter một lần nữa (hoặc chọn Clear) để tắt chế độ lọc.

 

 

Kết quả: Các dòng trống đã bị xóa sạch sẽ. Bảng dữ liệu của bạn trở về trạng thái liền mạch, không còn "sạn" và đảm bảo an toàn tuyệt đối 100%.

 

 

 

IV. Cách xóa dòng trống bằng sắp xếp Sort trong Excel

 

Nguyên lý của cách này rất đơn giản: Trong Excel, khi bạn thực hiện sắp xếp dữ liệu (A-Z hoặc Z-A), các dòng trống luôn bị coi là "vô giá trị" và sẽ tự động bị đẩy xuống vị trí cuối cùng của bảng tính.

Ví dụ áp dụng: Bảng danh sách 5 mã sản phẩm (iPhone, Samsung, Xiaomi...) đang bị lộn xộn bởi các dòng trắng.

 

 

Bước 1: Tạo "Vé khứ hồi" (Quan trọng)

Trước khi sắp xếp, bạn hãy chèn thêm một cột phụ (ví dụ cột A) đặt tên là STT (Số thứ tự). Điền số thứ tự 1, 2, 3... cho toàn bộ danh sách (kể cả các dòng trống). Mục đích: Đây là cơ sở để sau khi xóa xong, bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu về đúng vị trí ban đầu.

 

 

Bước 2: Khoanh vùng và Sắp xếp

Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu (Bao gồm cả cột STT, Tên sản phẩm, Giá). Vào thẻ Data trên thanh Ribbon > Chọn nút Sort (hoặc biểu tượng A-Z). Trong bảng hiện ra, mục Sort by chọn cột "Tên sản phẩm" (hoặc cột Giá). Nhấn OK.

 

 

 

 

Bước 3: Xóa phần "cặn" ở đáy

Lúc này, tất cả các dòng có dữ liệu đã "nổi" lên trên, còn toàn bộ các dòng trống đã bị dồn xuống dưới cùng của bảng. Bạn chỉ cần bôi đen một lượt các dòng trống ở phía dưới đáy đó > Chuột phải chọn Delete.

 

 

Bước 4: Sắp xếp lại (Restore)

Lúc này dữ liệu đã sạch nhưng thứ tự sản phẩm có thể bị đảo lộn (do bước Sort A-Z lúc nãy). Bạn bôi đen lại bảng > Vào Data > Sort. Tại mục Sort by, chọn lại cột STT > Chọn Smallest to Largest (Nhỏ đến lớn).

 

 

Kết quả: Bảng dữ liệu sạch bong dòng trống và thứ tự iPhone, Samsung... quay về y hệt lúc đầu. Xóa cột STT phụ đi là xong.

 

V. Cách xóa dòng mà không làm hỏng file gốc với hàm FILTER

 

Tất cả 4 cách ở trên đều là thao tác trực tiếp vào dữ liệu gốc. Nếu bạn lỡ tay xóa nhầm, việc khôi phục sẽ rất rắc rối. Giải pháp an toàn nhất là giữ nguyên bảng cũ (chứa dòng trống) và dùng hàm FILTER để trích xuất ra một bảng mới hoàn toàn sạch sẽ sang sheet khác.

Hàm này hoạt động như một máy lọc nước: Dữ liệu "bẩn" đi vào, giữ lại cặn (dòng trống), và trả ra nước sạch (dữ liệu liền mạch).

Cú pháp: =FILTER(array, include, [if_empty])

• array: Vùng dữ liệu gốc cần lọc (Ví dụ: A2:D100).
• include: Điều kiện để GIỮ LẠI dữ liệu (Phần quan trọng nhất).
• [if_empty]: (Tùy chọn) Trả về câu thông báo nếu không tìm thấy kết quả (Ví dụ: "Không có dữ liệu").

Cách 1: Lọc dựa trên cột chính (Cột A)

Áp dụng khi bạn quy định: "Chỉ cần cột Mã sản phẩm (Cột A) bị trống, thì coi như cả dòng đó là rác và bỏ đi".

Công thức: =FILTER(A2:D100, A2:A100 <> "")

Giải thích logic:

• <> "": Trong ngôn ngữ Excel nghĩa là "Khác rỗng".
• Hàm sẽ quét cột A, gặp ô nào có dữ liệu (TRUE) thì giữ lại cả hàng đó. Gặp ô trống (FALSE) thì loại bỏ.

Ví dụ: Bạn có bảng kê nhập kho. Quy định là dòng nào không có Mã hàng (Cột A rỗng) thì coi như lỗi và bỏ đi, không quan tâm các cột khác có dữ liệu hay không.

 

 

Bước 1: Nhập công thức

Chọn một ô trống bên cạnh (Ví dụ ô A2) để xuất bảng mới sạch đẹp. Nhập công thức:

Công thức: =FILTER(A2:C5, A2:A5 <> "")

Bước 2: Phân tích kết quả

Hàm kiểm tra cột A. Dòng 3 và 5 có cột A rỗng (FALSE) nên bị loại bỏ hoàn toàn, dù dòng 3 vẫn có tên "Loa Bluetooth".

 

 

Cách 2: Loại bỏ dòng "chết hẳn" (Tất cả các cột đều trống)

Bạn muốn giữ lại những dòng có dữ liệu một phần (ví dụ: Mất tên nhưng còn giá tiền), và chỉ xóa những dòng trắng trơn từ đầu đến cuối.

Công thức: =FILTER(A2:D100, (A2:A100<>"") + (B2:B100<>"") + (C2:C100<>"") + (D2:D100<>"") > 0)

Giải thích logic toán học:

• Trong Excel, biểu thức đúng (TRUE) được tính là 1, sai (FALSE) là 0.
• Dấu cộng + ở đây hoạt động như hàm OR (Hoặc).
• Công thức sẽ cộng điểm từng ô trong một hàng lại. Chỉ cần ít nhất 1 ô có dữ liệu (1 điểm), tổng điểm sẽ > 0 --> Giữ lại.
• Chỉ khi nào cả 4 cột A, B, C, D đều trống (0 + 0 + 0 + 0 = 0), dòng đó mới bị loại bỏ.

Bài toán: Bạn làm báo cáo nháp. Bạn muốn giữ lại dòng 3 (Loa Bluetooth bị thiếu mã) để tra cứu sau, chỉ muốn xóa dòng 5 (trống toàn bộ).

Bước 1: Nhập công thức logic cộng (OR)

Tại ô A7, bạn nhập công thức sau (Dùng phép cộng để kiểm tra tất cả các cột):

 

 

Tại sao dòng 3 được giữ lại?

• Cột A trống = 0 điểm.
• Cột B có chữ "Loa..." = 1 điểm.
• Cột C có số "5" = 1 điểm.
• Tổng cộng = 2 điểm (> 0) > Giữ lại.

Tại sao dòng 5 bị xóa?

• Cả 3 cột đều trống (0 + 0 + 0 = 0) > Loại bỏ.

 

VI. Xử lý xóa dòng trống bằng Power Query trong Excel

 

Nếu các cách trên chỉ là "thủ thuật" xử lý nhất thời, thì Power Query chính là một "cỗ máy" xử lý dữ liệu chuyên nghiệp được Microsoft tích hợp sẵn để tự động hóa quy trình làm sạch dữ liệu.

Điều kiện sử dụng & Lưu ý quan trọng:

• Tương thích: Power Query được tích hợp sẵn trong thẻ Data của Excel 2016, 2019 và Office 365. Với bản 2010 và 2013, bạn phải cài thêm dưới dạng Add-in.
• Cảnh báo về định dạng (Format): Power Query hoạt động theo cơ chế: Lấy dữ liệu thô -> Xử lý -> Trả về bảng mới. Do đó, nó sẽ loại bỏ các định dạng thủ công của bạn (như màu tô, đường viền trang trí, font chữ lạ...). Dữ liệu trả về sẽ là bảng chuẩn (Table) của Excel. Nếu bảng báo cáo của bạn cần đẹp và giữ nguyên màu sắc, hãy cân nhắc dùng cách Filter (Phần III).

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Nạp dữ liệu

• Bôi đen phạm vi bảng chứa dòng trống.
• Vào thẻ Data > Tại nhóm Get & Transform Data, chọn From Table/Range.
• Hiện tượng: Một cửa sổ mới (Power Query Editor) sẽ bật lên tách biệt hoàn toàn với Excel.

Bước 2: Xử lý xóa dòng

• Tại giao diện Power Query Editor, thẻ Home > Chọn nút Remove Rows.
• Trong menu thả xuống, chọn Remove Blank Rows.

Bước 3: Xuất dữ liệu ra Excel

• Sau khi thấy dữ liệu đã sạch, bạn nhấn nút Close & Load (góc trên cùng bên trái).

Bước 4: Nhận kết quả

• Excel sẽ tạo ra một Sheet mới chứa bảng dữ liệu đã được làm sạch hoàn toàn.

Power Query là công cụ xử lý Big Data cực mạnh (có thể xử lý hàng triệu dòng). Chính vì vậy, nó "ngốn" tài nguyên máy tính nhiều hơn các lệnh Excel thông thường.

Để chạy Power Query mượt mà, không bị treo máy khi Load dữ liệu, bạn cần một chiếc laptop có CPU hiệu năng cao và RAM dồi dào. Nếu máy tính hiện tại thường xuyên bị "đơ" khi mở Power Query, đã đến lúc bạn ghé Điện máy Pico để tham khảo các dòng Laptop cấu hình cao chuyên dụng cho dân Data rồi đấy!

 

Như vậy, bạn đã nắm được bí quyết "lọc sạn" thông minh thay vì chỉ xóa thủ công như trước. Hy vọng hướng dẫn chi tiết về cách xóa dòng trống trong Excel này sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Đừng quên ghé thăm hệ thống Điện máy Pico để tham khảo các dòng Laptop Workstation cấu hình khủng hay màn hình lớn, giúp việc bao quát và xử lý Big Data trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!