Cách Tính Tổng Hàng Dọc Trong Excel Nhanh Và Đơn Giản 2026

14/01/2026 06:40

Việc xử lý báo cáo sẽ trở nên chậm chạp nếu bạn vẫn loay hoay cộng thủ công từng ô số liệu dài dằng dặc. Bài viết này Điện máy Pico sẽ hướng dẫn bạn những cách tính tổng hàng dọc trong Excel cực nhanh và chính xác, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc ngay lập tức.

I. Cách tính tổng hàng dọc nhanh nhất bằng phím tắt AutoSum

AutoSum là một công cụ cực kỳ hữu ích được tích hợp sẵn trên thanh Ribbon của Excel, cho phép người dùng thực hiện phép cộng nhanh cho một dãy số liệu (cả hàng dọc và hàng ngang) mà không cần gõ công thức thủ công.

Thay vì phải mất thời gian nhập hàm =SUM(...) và chọn vùng dữ liệu bằng tay, AutoSum sẽ tự động nhận diện các ô số liền kề và đưa ra kết quả chính xác chỉ sau một cú nhấp chuột.

Đây được xem là cách tính tổng hàng dọc trong Excel đơn giản và hiệu quả nhất, giúp nhân viên xử lý báo cáo doanh số hay kiểm kê hàng hóa tại Pico tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.

Ví dụ: Dưới đây là ví dụ minh họa cách tính tổng số lượng sản phẩm khách hàng đã mua tại Pico 76 Nguyễn Trãi bằng tính năng AutoSum:

Để tính tổng số lượng sản phẩm ở cột B (từ ô B2 đến B6), bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô B7 (ô trống nằm ngay bên dưới cột dữ liệu số lượng cần tính tổng).

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào tab Home, tìm nhóm Editing và nhấn vào biểu tượng Σ (AutoSum).

Bước 3: Excel sẽ tự động hiển thị công thức =SUM(B2:B6) bao quanh vùng dữ liệu. Bạn chỉ cần nhấn Enter để hoàn tất.

Kết quả: Tại ô B7 sẽ hiển thị số 85 (Tổng số lượng sản phẩm đã bán).

II. Cách tính tổng hàng dọc trong Excel bằng hàm SUM

Hàm SUM là hàm cơ bản và thông dụng nhất trong Excel, được sử dụng để cộng tổng các giá trị số trong một phạm vi cụ thể.

Đây là công thức "nằm lòng" của mọi nhân viên văn phòng, giúp tính toán chính xác hơn nhiều so với việc cộng thủ công từng ô (dùng dấu +), đặc biệt khi danh sách hàng hóa lên tới hàng trăm dòng.

Cú pháp: =SUM(number1, [number2], …) hoặc =SUM(dãy_ô_cần_tính)

Ví dụ áp dụng thực tế: Giả sử bạn cần làm báo cáo tổng hợp "Danh sách sản phẩm tủ lạnh nhập vào Điện máy Pico tháng 1" với dữ liệu gồm 5 mã sản phẩm như bảng dưới đây:

Để tính tổng số lượng tủ lạnh đã nhập kho trong cột C, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô C7 (nơi bạn muốn hiển thị kết quả tổng).

Bước 2: Nhập công thức sau vào ô: =SUM(C2:C6) (Trong đó: C2:C6 là phạm vi chứa số lượng của 5 sản phẩm từ dòng 2 đến dòng 6).

Bước 3: Nhấn phím Enter.

Kết quả: Excel sẽ trả về giá trị 50 tại ô C7. Vậy tổng số lượng tủ lạnh nhập về kho Pico trong đợt này là 85 chiếc.

III. Check nhanh tổng hàng dọc dưới thanh Status Bar

Thanh Status Bar là dải thanh nằm ở vị trí dưới cùng của cửa sổ làm việc Excel. Rất nhiều người dùng thường bỏ qua khu vực này mà không biết rằng nó hoạt động như một "máy tính thông minh".

Chỉ cần bạn bôi đen một vùng dữ liệu số, Excel sẽ hiển thị ngay lập tức các thông số quan trọng như: Average (Trung bình cộng), Count (Đếm số ô có dữ liệu) và Sum (Tổng cộng) ngay trên thanh này.

Đây là cách tính tổng hàng dọc trong Excel nhanh nhất để đối chiếu số liệu, giúp bạn check nhanh tồn kho hoặc doanh số nóng ngay trong cuộc họp.

Ví dụ áp dụng thực tế: Xét ví dụ với bảng "Danh sách sản phẩm điện thoại nhập vào Pico trong tháng 1" gồm 5 dòng máy hot nhất hiện nay:

Để biết tổng số lượng điện thoại nhập về là bao nhiêu mà không cần gõ hàm SUM, bạn làm như sau:

Bước 1: Dùng chuột bôi đen (quét chọn) vùng dữ liệu cột C, từ ô C2 đến C6.

Bước 2: Nhìn xuống thanh Status Bar ở góc dưới cùng bên phải màn hình.

Bước 3: Đọc kết quả hiển thị tại mục Sum.

Kết quả: Bạn sẽ thấy dòng chữ Sum: 87. Điều này có nghĩa là tổng cộng 87 chiếc điện thoại đã được nhập vào kho Pico.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn không thấy mục Sum hiện ra, hãy nhấn chuột phải vào thanh Status Bar và tích chọn vào dòng Sum để kích hoạt tính năng này nhé.

IV. Cách tính tổng có điều kiện theo hàng dọc với hàm SUMIF

Nếu hàm SUM giúp bạn cộng tất cả mọi thứ, thì hàm SUMIF giúp bạn "cộng có chọn lọc". Hàm này cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một hàng dọc dựa trên một tiêu chí cụ thể nào đó.

Đây là cách tính tổng hàng dọc trong Excel cực kỳ quan trọng khi bạn cần trích xuất số liệu từ một bảng tổng hợp lớn, ví dụ: Chỉ tính tổng doanh thu của ngành hàng Tivi, hoặc chỉ tính tổng lương của nhân viên phòng Marketing.

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Range (Vùng điều kiện): Cột chứa dữ liệu để lọc (ví dụ: Cột Loại sản phẩm).
Criteria (Điều kiện): Tiêu chí bạn muốn lọc (ví dụ: "Tivi").
Sum_range (Vùng tính tổng): Cột chứa các con số cần cộng (ví dụ: Cột Giá trị nhập)

Ví dụ áp dụng thực tế: Giả sử bạn có bảng "Chi phí nhập hàng tuần 1 tháng 1 tại Pico". Danh sách bao gồm nhiều loại hàng hóa khác nhau (Tủ lạnh, Máy giặt, Tivi...), nhưng sếp chỉ yêu cầu báo cáo tổng tiền nhập của riêng nhóm hàng Tivi.

Để tính tổng số tiền chỉ dành riêng cho Tivi (bỏ qua Tủ lạnh và Máy giặt), bạn làm như sau:

Bước 1: Chọn ô D7 để hiển thị kết quả

Bước 2: Nhập công thức sau: =SUMIF(B2:B6, "Tivi", D2:D6)

Bước 3: Nhấn Enter.

Giải thích công thức:

B2:B6: Là cột Excel cần dò tìm chữ "Tivi".
"Tivi": Là điều kiện cần tìm (Lưu ý: Chữ phải đặt trong ngoặc kép).
D2:D6: Là cột chứa số tiền tương ứng cần cộng lại.

Kết quả: Excel sẽ chỉ cộng giá trị của dòng 2, 4 và 6. Kết quả trả về tại ô D7 là 41.000.000 (VNĐ).

V. Mẹo hay tính tổng hàng dọc khi đang lọc (Filter)

Khi bạn sử dụng tính năng Lọc (Filter) để xem riêng một nhóm hàng hóa, hàm SUM thông thường vẫn sẽ cộng toàn bộ các ô trong vùng dữ liệu, bao gồm cả các dòng đã bị ẩn.

Để Excel chỉ tính tổng những dòng đang hiển thị trên màn hình, bạn cần dùng hàm SUBTOTAL.

Cú pháp: =SUBTOTAL(9, vùng_dữ_liệu)

Trong đó: Số 9 là mã lệnh quy định Excel thực hiện phép cộng (SUM) cho các ô hiển thị.

Ví dụ áp dụng thực tế: Bạn có bảng "Tổng hợp doanh thu tháng 1 tại Pico" với 6 dòng hỗn hợp các loại sản phẩm. Nhiệm vụ là lọc ra danh sách Máy giặt và xem tổng doanh thu của riêng mặt hàng này.

Bước 1: Tại ô D8 (Ô tính tổng), bạn nhập công thức: =SUBTOTAL(9, D2:D7) Lúc này, kết quả hiển thị sẽ là 74.000.000 (Tổng doanh thu của tất cả 6 sản phẩm).

Bước 2: Bôi đen tiêu đề hàng 1, vào tab Data chọn Filter (hoặc nhấn Ctrl + Shift + L).

Bước 3: Tại cột Loại sản phẩm (Cột B), bấm vào mũi tên lọc và chỉ tích chọn "Máy giặt". Nhấn OK.

Kết quả: Ngay lập tức, bảng tính sẽ ẩn đi Tủ lạnh, Tivi, Điều hòa. Tại ô D8, con số sẽ tự động nhảy về 30.000.000. Đây chính là tổng doanh thu thực tế của 3 chiếc máy giặt (10tr + 12tr + 8tr) đang hiển thị trên màn hình.

Mách nhỏ: Khi bạn đang dùng chế độ lọc (Filter), nếu bạn nhấn phím tắt Alt + = để tính tổng, Excel sẽ thông minh tự động điền hàm SUBTOTAL thay vì hàm SUM cho bạn!

VI. Tính tổng bằng cách sử dụng hàm SUBTOTAL()

Trong khi hàm SUM là công thức cộng "cứng" (cộng tất cả các ô bất kể trạng thái), thì SUBTOTAL là hàm tính toán "động".

Nó được thiết kế chuyên biệt cho các báo cáo quản trị, nơi dữ liệu thường xuyên thay đổi, bị ẩn hoặc lọc bớt.

Cú pháp: =SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

Trong đó function_num là quan trọng nhất:

Điền số 9: Để tính tổng (SUM) cho các ô đang hiển thị (bao gồm cả ô ẩn thủ công).
Điền số 109: Để tính tổng (SUM) và bỏ qua hoàn toàn các ô đã bị ẩn (Hidden rows).

Ví dụ áp dụng thực tế: Xét bảng báo cáo "Doanh thu tuần 1 tháng 1 của Pico 76 Nguyễn Trãi". Bảng dữ liệu gồm 6 đơn hàng giá trị cao đã xuất kho.

Để tính tổng doanh thu cho báo cáo này một cách chuyên nghiệp nhất, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô C8.

Bước 2: Nhập công thức sau: =SUBTOTAL(9, C2:C7) (Sử dụng đối số 9 để thực hiện phép cộng SUM).

Bước 3: Enter.

Kết quả: Excel sẽ trả về tổng doanh thu là 110.000.000 VNĐ. Lợi điểm của cách này là nếu sau này bạn cần lọc bỏ bớt các mặt hàng giá trị thấp hoặc ẩn bớt dòng Laptop, con số tổng tại C8 sẽ tự động cập nhật lại chính xác mà không cần sửa công thức.

Nắm vững cách tính tổng hàng dọc trong Excel không chỉ giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn hạn chế tối đa sai sót khi xử lý dữ liệu lớn. Hy vọng những thủ thuật trên sẽ giúp bạn thao tác nhanh gọn và tự tin hơn trong mọi báo cáo công việc sắp tới. Đến Điện máy Pico mua laptop để nhận nhiều ưu đãi tốt!